突然ですが、当社では半年程前から 会社の固定電話とFAXを全て取り外しました。
私自身、携帯電話が肩掛けの弁当箱のようだった時代から仕事をしていますが、これだけインターネット＆携帯電話が普及した中、旧態然として「デスクに座り」「固定電話でやり取りをする」ビジネスのやり方は非効率ではないかとかねてから思っていました。
例えば、一度、名刺交換したことのある方には、私も含めて社員の社用携帯電話の番号入りの名刺を渡しておりますが、用事がある場合にはほとんどの方が SNS上のメッセージかメールで連絡が来ます。携帯電話に掛かってくるのは、ごく限られた方かお客様の緊急時になっていて、実際、固定電話を設置していた時に掛かってくる電話やFAXは営業電話・営業FAXが大半 といった状況でした。
掛かってきた電話を受けるには、掛けた側も受けた側も作業を中断する必要があります。せっかく電話を掛けていただいても、担当者が外出不在のケースは、「電話を掛けて」「電話を受けて」「電話を受けて取り次いで」「取り次いだ電話を受けて」「電話を掛け直して」「相手の方と話す」回数分の作業中断がお互いに発生します。
メールならば、作業のキリのよい時に内容を確認して返信し、キリのよい時に返信内容を読むことができ、お互いに作業中断を最小限に抑えることができます。もちろんメールを書くより電話の方が早いとか、固定電話がないと会社の信用が落ちるという意見もありましたが、当社の場合、プッシュ型の営業は全くしていませんから、営業活動において固定電話やFAXは必要でなく、総合的に考えて、会社の固定電話＆FAXをなくす判断に至ったわけです。
会社の固定電話＆FAXをなくすにあたっては、遡ること半年くらい前から、まず、名刺には連絡先として固定電話は記載せず、社用携帯電話の番号とメールアドレスのみを記載しました。次に、ホームページ上から固定電話の番号を削除し、ホームページからの受注は全て、メールでのやり取りに順次切り替えていきました。ちなみにホームページ経由の受注やその後のフォローを含めて、よほどの緊急事態以外は携帯電話も原則使わず、メールのみで行うよう徹底しています（その代わり、メールのレスは素早くするよう努めています）。
その結果、作業効率が 2～3割上がり、
- ホームページやランディングページなどの制作物の納期が早まり、
- 会社の業務キャパシティーがアップして、より多くの仕事がこなせるようになり、
- 無駄な営業電話を受けずに済み、
- ケーブル類がなくなる為、事務所内が片付き、
- おまけで事務所に留守番が不要になりました。
当初、「ホームページ経由のお客様に対し電話番号を伝えずメールのみのやり取りだと、成約率や成約数が減るのでは？」と若干危惧していましたが、当社はプル型営業の会社のせいか、意外なほどスムーズに切り替えができています。
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会社の固定電話をなくすにはプル型営業に切り替えるなど、かなり割り切りが必要になりますが、事業・業務のやり方をゼロベースから見直せば、業種によって何とかなる会社もあると思います。
中小企業は、人・物・金といったリソースが不足しがちです。大企業と同じやり方で事業を行っていたのでは、その差は開くばかりです。効率を高めて、少ないリソースを活用していくには、思い切った事業・業務のやり方が必要になるのではないでしょうか。
