今回はマイナンバーについての話題です。
マイナンバーが届いて、自分たちが何をすべきか考え始めた中小企業の経営者の方々も多いことと思います。
マイナンバーが始まることで中小企業経営として何をすべきか考えてみましょう。
まず、マイナンバーとは一人一人に当てられる番号で社会保障・税・自治体サービス・災害対策などに使われ、2016年1月1日に利用が開始されます。
社会保障を充実させたりする点では大きなメリットがありますが、実際には政府と個人での対応と言うのではなく、日本にあるすべての企業において対応しなければいけない制度 となっています。
では、中小企業経営に与える影響とは一体どういう物でしょうか。
まず一つ知っておくべき事は、源泉徴収や保険料控除申告書などにマイナンバーを明記する必要がある という事です。
その為に、会社は従業員さらにその家族のマイナンバー番号を収集する必要があります。
ということは、その番号の管理もしっかりとしなければいけません。
企業ではその番号を収集して帳票を作成する、さらにそれを税務素などに提出するという仕事が発生します。番号の取得に関しては、公的な機関から教えてもらうのではなく、従業員に申告してもらう必要があります。その為、しっかりと従業員に対して事前に話をしておかないと場合によってはなかなか番号を収集する事が出来ないという事態に陥ってしまう可能性もあります。
もう一つは、マイナンバーの取り扱いに対して教育をする という事です。
その番号を収集した場合、管理には充分気をつけなければいけません。また、外部にその番号が漏れてしまう事も防ぐ必要があるので、セキュリティの強化に努める事も重要 です。したがって、その分の仕事も今までよりも増えると言って良いでしょう。
プライバシーを守る事は現代社会においてはとても重要な事なので、ただ番号を集めれば良いという訳ではなく、その管理にも気を配らなければいけません。万が一漏えいしてしまった場合、時には大きな問題に発展する可能性も十分にあります。
マイナンバーの管理については、企業内で一人が携わるわけではなく、複数の人が関わる事になります。システムを構築するだけでなく、実際には情報の管理、さらにルールの徹底なども行わなければいけません。
勿論、これらのマイナンバーに関わる業務は１回行えば終了と言う訳ではなく、今後ずっと、このマイナンバー制度が続く限り行い続けなければいけません。さらに企業から退職する人に関しては、その人に関係する番号を全て消去する手続きも必要となります。
その人個人を識別するだけでなく、様々な情報を引き出す事が出来る番号だからこそ、中小企業においても、マイマンバーの管理に関しては通常業務以上に大きな負担となる可能性も考えられます。
したがって、その影響を出来るだけ少なくする為にも早急なシステムの構築、さらにルールの徹底が必要になってきます。
このように、会社規模の大小に関わらず、マイナンバーは会社経営に少なからず影響があります。トラブルにならないようしっかりと対策を取っていきましょう。
